Paspor Dinas RI merupakan dokumen perjalanan RI yang diterbitkan Kementerian Luar Negeri RI dan diberikan antara lain kepada Pegawai Negeri Sipil dan Militer dalam rangka penempatan, perjalanan dinas, atau bagi WNI yang melakukan tugas resmi dari Pemerintah Indonesia yang dibuktikan dengan adanya Surat Keputusan dari Departemen atau Instansi Pemerintah Indonesia yang menugaskan pemegang Paspor Dinas tersebut.
Walaupun total masa berlaku Paspor Dinas RI adalah 5 tahun, namun berbeda dengan Paspor Biasa RI yang langsung berlaku selama 5 tahun, pada Paspor Dinas terdapat ketentuan penerbitan pertama pada umumnya diberikan masa berlaku 2 tahun dan dapat dilakukan 2 kali perpanjangan hingga mencapai total masa berlaku 5 tahun. Mekanisme perpanjangan yang dapat diberikan adalah perpanjangan pertama selama 1 tahun untuk kemudian diberikan perpanjangan berikutnya selama 2 tahun. Selain itu terdapat mekanisme yang paling sering diberikan yaitu pemberian perpanjangan pertama selama 2 tahun dan pada perpanjangan berikutnya diberikan 1 tahun.
Bagi para karyasiswa Pegawai Negeri Sipil atau Militer yang tengah menempuh tugas belajar di wilayah negara bagian Victoria dan Tasmania dan memegang Paspor Dinas RI (Paspor Biru) dapat mengajukan perpanjangan paspor dinas kepada KJRI Melbourne jika total masa berlaku Paspor Dinas tersebut belum mencapai 5 tahun.
Perpanjangan Paspor Dinas RI dapat dilakukan paling cepat 3 bulan dan paling lambat 2 minggu sebelum masa berlaku paspor habis dengan mengajukan persyaratan sebagai berikut:
- Mengisi dan menandatangani formulir permohonan perpanjangan Paspor Dinas RI
- Membawa Paspor Dinas yang akan diperpanjang
- Foto kopi halaman identitas Paspor
- Foto kopi label visa yang masih berlaku
- Menyertakan Surat Keputusan kantor Setkab (terbaru / yang masih berlaku)
- Surat Penugasan dari Departemen/Instansi Kerja (terbaru / masih berlaku)
- Surat Keterangan terbaru (bukan surat masuk / penerimaan) dari universitas yang menyatakan bahwa karyasiswa dimaksud masih menuntut ilmu pada universitas tersebut
- Perpanjangan Paspor Dinas tidak dikenakan biaya administrasi
Paspor dinas RI yang masa berlakunya telah lebih dari 5 tahun atau memerlukan paspor dinas yang baru karena berbagai hal maka harus mengajukan permohonan kepada Direktorat Konsuler, Kementerian Luar Negeri Jakarta. Adapun dokumen-dokumen yang perlu untuk diajukan adalah:
- Surat permohonan penerbitan paspor dinas RI dari Kementerian/ Lembaga Pemerintah/Non-Kementerian/Instansi pemohon;
- Surat persetujuan dari Sekretariat Negara;
- Menyertakan formulir yang telah diisi (formulir penggantian paspor dinas dapat diperoleh di KJRI Melbourne);
- Melampirkan fotokopi kartu pegawai yang telah dilegalisir oleh pejabat kepegawaian dari instansi yang bersangkutan;
- Melampirkan pasfoto terbaru ukuran 4×6 sebanyak 3 lembar dengan latar belakang warna putih dengan ketentuan:
– Pria: mengenakan PSL / kemeja berdasi, tidak berkaca mata dan tidak memakai tutup kepala (kopiah). Bila mengenakan kemeja berdasi, kemeja tidak berwarna putih; dan
– Wanita: mengenakan pakaian rapi / sopan / boleh berjilbab / tidak menutup dahi dan tidak berkaca mata.
- Melampirkan paspor dinas lama
Pembuatan Paspor Dinas di Kementerian Luar Negeri RI tidak dikenakan biaya dan dapat diwakilkan, sehingga para karyasiswa yang tengah menempuh tugas belajar tidak harus pulang ke Indonesia untuk mengurus penggantian paspor dinas yang baru. Jika penggantian tersebut disebabkan karena kehilangan maka pemohon harus melampirkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian setempat.
Bagi pemegang Paspor Dinas yang mengalami peristiwa kehilangan Paspor Dinas maka dihimbau untuk segera menginformasikan peristiwa tersebut kepada KJRI Melbourne agar dapat diterbitkan Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP) sementara dalam proses penggantian Paspor Dinas baru.
Perlu kiranya diperhatikan bahwa setiap WNI hanya diperbolehkan untuk memegang 1 Dokumen Perjalanan RI yang sejenis atas namanya sendiri yang masih berlaku. Hal tersebut berarti bagi pemegang paspor dinas maka tidak dapat menggunakan paspor lain yang berlaku kecuali “Laissez Passer” yang dikeluarkan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa.
PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN
Masa berlaku paspor dinas saya hampir mencapai waktu 5 tahun. Apakah saya dapat melakukan pembuatan Paspor Dinas RI baru di KJRI Melbourne?
Sebagaimana telah disampaikan di atas, Paspor Dinas RI baru hanya dapat dikeluarkan Kementerian Luar Negeri RI di Jakarta sedangkan KJRI Melbourne hanya dapat melakukan perpanjangan hingga mencapai total masa berlaku 5 tahun. Untuk itu bagi pemegang Paspor Dinas yang masa berlakunya telah mencapai 5 tahun harus mengajukan permohonan kepada Direktorat Konsuler, Kementerian Luar Negeri Jakarta dengan melampirkan berbagai persyaratan sebagaimana disebutkan di atas. Pembuatan Paspor Dinas di Jakarta dapat diwakilkan, sehingga para karyasiswa yang tengah menempuh tugas belajar tidak harus pulang ke Indonesia untuk mengurus penggantian paspor dinas yang baru.
Saya ingin memperpanjang Paspor Dinas karena masih menempuh masa studi di Australia, tetapi persetujuan dari Sekretariat Negara untuk masa tempuh studi saya telah berakhir. Apakah saya dapat memperpanjang Paspor Dinas saya?
Adanya surat persetujuan dari Sekretariat Negara yang masih berlaku merupakan persyaratan utama agar KJRI Melbourne dapat melakukan perpanjangan Paspor Dinas. Seringkali ketidaksesuaian masa studi dengan surat persetujuan dari Sekretariat Negara terjadi pada karyasiswa yang tengah menempuh program Doktoral ataupun program lain namun harus memperpanjang masa studinya karena alasan lain. Untuk itu KJRI Melbourne mengharapkan para karyasiswa yang telah memperkirakan masa studi di Australia akan lebih lama dari penugasan yang tertera dalam Surat Persetujuan Sekretariat Negara diharapkan dapat segera melakukan perpanjangan Surat Persetujuan Sekretariat Negara sebelum jangka waktu ijin yang diberikan berakhir. Namun dalam beberapa hal dan setelah melalui pertimbangan mendalam, KJRI Melbourne dapat memberikan pengecualian surat dari Sekretariat Negara dan karyasiswa hanya perlu melampirkan surat dari instansi pengirim yang pada intinya tidak keberatan akan rencana perpanjangan masa studi karyasiswa yang bersangkutan serta bukti telah mengirimkan permohonan kepada Sekretariat Negara. Pengecualian tersebut diberikan jika karyasiswa tersebut belum mendapatkan Surat Persetujuan dari Sekretariat Negara walaupun telah melakukan pengurusan sebelumnya dalam jangka waktu yang wajar.
[alert color=”C27280″ icon=”9993″]Bila Anda ingin mengajukan pertanyaan umum terkait pelayanan kekonsuleran KJRI Melbourne, dapat mengirimkan pertanyaan ke alamat e-mail: consular@kjri-melbourne.org. Mengingat keterbatasan tempat maka KJRI Melbourne akan memuat jawaban terhadap 3 pertanyaan pada setiap edisinya.[/alert]
