Lika-liku Pembuatan Paspor Indonesia di Melbourne

Sekitar awal Januari lalu, beberapa warga Indonesia yang tinggal di Melbourne cukup gaduh mengeluhkan minimnya informasi mengenai pembatasan kuota yang diterapkan saat hendak membuat atau memperpanjang paspor. Pembatasan kuota ini berimbas pada panjangnya waktu yang diperlukan untuk mendapatkan paspor baru. Keresahan ini sampai ke meja redaksi dan tim Buset mencoba menelusuri  titik persoalan.

Perlu diketahui, sejak awal Januari 2018, KJRI Melbourne menerapkan sistem pembuatan paspor baru bernama Sistem Informasi Keimigrasian (SIMKIM). Tentu sistem ini merupakan sistem dari pemerintah Indonesia yang mulai diperkenalkan sejak pertengahan tahun 2017 namun efektif diterapkan ke seluruh perwakilan (sebanyak 132 perwakilan) mulai tahun ini.

Menurut Umbara Setiawan selaku Konsul Protokol dan Kekonsuleran lewat SIMKIM warga Indonesia yang hendak membuat atau memperpanjang paspor harus datang untuk mendaftar ke kantor KJRI karena membutuhkan identifikasi berbasis biometrik melalui pengambilan foto dan sidik jari. SIMKIM yang diterapkan tak semata-mata untuk keamanan, tapi juga agar ke depannya data-data penduduk bisa lebih terintegrasi melalui one single identity.

“Dasar pendekatannya kini adalah keamanan bukan kenyamanan,” papar Umbara. “Kewenangannya bukan lagi di perwakilan tapi ada di pihak imigrasi. Dulu kita masih bisa membantu jika ada kurang data, bisa di-email. Sekarang kita harus memasukkan data dan kita kirim ke Jakarta. Jadi semua persyaratan harus lengkap agar dokumen tidak ditolak,” tambahnya.

Berdasarkan pengamatan Buset, berikut adalah beberapa hal yang sempat ramai dikeluhkan oleh warga dan coba direspons oleh pihak KJRI Melbourne:

Pembatasan Kuota
Saat menyambangi KJRI Melbourne, 13 Februari lalu, Umbara Setiawan mengungkapkan kuota untuk pemohon  ditetapkan sebanyak 10 orang setiap harinya. Dan menurutnya kuota pembuatan paspor hingga hari tersebut sudah penuh sampai tanggal 6 Maret 2018. Prosesnya pun memakan waktu sekitar 30 menit tiap orang untuk melakukan proses autentifikasi diri melalui sistem biometrik.

Diakui oleh Umbara bahwa idealnya kuota pembuatan paspor per hari sebanyak 15 pemohon. “Hari pertama kami pernah coba membebaskan pendaftar tanpa kuota. Akhirnya menumpuk. Untuk pengambilan data saja di depan selesai hingga pukul 5 sore. Padahal setelah pengambilan data, kita harus memasukkan data. Yang mengambil data dan memasukkan data itu satu orang yang sama. Komposisi dan kecepatan pegawai masih harus disesuaikan,” kenangnya.

Ia menambahkan idealnya dibutuhkan tiga orang di area depan dan menurutnya sudah mulai diterapkan di KJRI Melbourne. “Sudah ada tiga orang di depan. Petugas pertama untuk menerima paspor hingga memeriksa kelengkapan data. Petugas kedua untuk menerima pemohon selain paspor, misalnya legalisasi visa, surat keterangan SIM, kehilangan, dan lainnya. Petugas ketiga ditugaskan untuk pengambilan foto dan sidik jari.”

Menurutnya, mulai bulan Maret, kuota pemohon pembuatan atau perpanjang paspor akan dinaikkan menjadi 12 orang per hari.

Harus Datang Dua Kali ke Kantor KJRI

Saat ini pemohon tidak bisa melakukan registrasi lewat telepon, email ataupun online. Para pemohon perlu datang mendaftar untuk selanjutnya mendapatkan informasi tanggal dan waktu untuk membawa seluruh dokumen yang disyaratkan serta pengambilan data biometrik. Diakui oleh Faisal Perdanaputra, Consul for Protocol & Consular Affair yang turut hadir, bahwa saat ini KJRI Melbourne tengah mengembangkan registrasi online. “Mudah-mudahan dalam waktu dekat, para warga bisa melakukan pendaftaran secara online,” janjinya meski belum bisa menyebutkan kepastian tanggalnya.

Lalu bagaimana dengan para warga yang tinggal nun jauh di Tasmania, Bendigo atau daerah lainnya yang jauh dari Melbourne? Umbara menyatakan bahwa mereka yang tinggal di luar Melbourne diberi kemudahan langsung datang ke kantor KJRI Melbourne untuk mengajukan permohonan tanpa perlu registrasi terlebih dulu.

Faisal dan Umbara mengakui bahwa peralihan sistem baru ini masih membutuhkan banyak penyesuaian dan sosialisasi lebih gencar kepada publik. Namun upaya perbaikan terus diusahakan. Saat dipersilakan untuk mengamati proses kerja KJRI, Buset sempat bertanya pada salah satu staf protokol dan konsuler, Ambar Anitasari. Ia sehari-hari bertugas menginput data para pemohon untuk diteruskan ke kantor imigrasi pusat di Jakarta. Menurutnya sistem baru ini harus dilakukan dengan berkonsentrasi penuh agar tidak salah memasukkan data. Jika terjadi kesalahan data maka proses perbaikannya cukup rumit karena dibutuhkan surat permohonan perbaikan hingga ke pusat. Namun, ia mengatakan, meski lebih rumit, untuk keamanan, sistem ini dibutuhkan. Lagipula kita dituntut siap hijrah ke sistem digital.

***

Informasi terbaru dari KJRI Melbourne per 31 Maret 2018
Registrasi on-line untuk Pembuatan Paspor RI dengan SIMKIM

Sebagaimana pemberitahuan KJRI Melbourne sebelumnya mengenai pemberlakuan Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM), pemohon sudah dapat melakukan registrasi antrian secara online untuk pembuatan paspor RI.

Adapun ketentuan registrasi online yang perlu mendapatkan perhatian adalah sebagai berikut:

1. Satu nomor pendaftaran hanya berlaku untuk satu orang pemohon saja. Jika lebih dari satu orang pemohon, agar melakukan registrasi kembali sesuai dengan jumlah pemohon yang diajukan.
2. Dengan pendaftaran tersebut, pemohon dapat mengetahui kapan harus datang ke KJRI untuk pembuatan paspor.
3. KJRI Melbourne tidak akan melayani pemohon yang belum mendaftar secara online.

***

Tips Anti Stres Membuat atau Memperpanjang Paspor

• Perhatikan masa berlaku paspor Anda. Lakukan perpanjangan paspor enam bulan sebelum masa berlaku habis.

• Mengingat adanya pemberlakuan kuota pemohon, sebaiknya jangan mendadak melakukan perpanjangan paspor. Lakukan perpanjangan segera, meskipun Anda tidak berencana untuk berpergian.

• Baca dengan cermat dan lengkapi segala dokumen yang dibutuhkan. Menurut Umbara, untuk menghindari penolakan dari pihak imigrasi pusat, KJRI Melbourne selalu mengingatkan untuk melengkapi seluruh dokumen. Penolakan biasanya terjadi, salah satunya karena perubahan atau penambahan nama setelah pernikahan.

Deste